Privacybeleid

1. Inleiding

Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten aangeboden door “cHatteR” of “AskHR”, verder genaamd AskHR, onderdeel van Ravenant bv, gevestigd te Zeelaan 12, 8450 Bredene, België, en geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0713.462.516.

Om u in staat te stellen AskHR (de chatbot) te gebruiken, verwerkt Ravenant (“Ravenant”, “wij”, “ons”, “onze”,) informatie over u (“Persoonsgegevens”) in overeenstemming met de dit beleid. Zonder de verwerking van uw Persoonsgegevens kunt u geen toegang krijgen tot en gebruik maken van AskHR. Deze privacyverklaring legt uit hoe Ravenant uw Persoonsgegevens verwerkt wanneer u de chatbot gebruikt.  Voor het verdere gebruik van deze website worden geen persoonlijke gegevens bewaard.

Voor vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via privacy@ravenant.be

2. Verzameling van Persoonlijke Gegevens

AskHR verzamelt persoonlijke gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren en te verbeteren. Deze gegevens omvatten:

• Contactgegevens en identificerende informatie verstrekt door gebruikers: telefoonnummer, emailadres en eventuele bijkomende persoonlijke informatie die door gebruikers vrijwillig worden verstrekt (voornaam, naam).  Een gebruiker die gedurende 3 maanden geen gebruik maakt van AskHR wordt automatisch verwijderd.
• Informatie uit interacties (conversaties) met onze chatbot, zoals vragen en opmerkingen, die door de gebruiker vrijwillig worden verstrekt.  Een “conversatie” is de dialoog tussen de gebruiker en de chatbot, die bestaat uit tekstberichten en eventueel spraakberichten en bestanden die vrijwillig kunnen worden gedeeld door de gebruiker.  Een conversatie heeft een maximale duur van 24u.  Zodra een conversatie langer dan 24u duurt wordt de inhoud ervan verwijderd, tenzij op uitdrukkelijke vraag van de gebruiker:
• Wanneer een gebruiker expliciet aangeeft dat de kwaliteit van AskHR ontoereikend is en expliciet de toestemming geeft om berichten langer te bewaren met als doel om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, worden de berichten maximaal 3 maanden bewaard en gebruikt, met als enige doel het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening.

We raden u aan gevoelige informatie uitsluitend te verstrekken wanneer u dit zelf noodzakelijk acht en met uw uitdrukkelijke toestemming op het ogenblik dat u deze informatie verzendt.

3. Gebruik van Persoonlijke Gegevens

Wij gebruiken de verzamelde persoonlijke gegevens met een legitiem belang en met volgende doelstellingen:

• Het bieden van gepersonaliseerde ondersteuning en het beantwoorden van gebruikersvragen binnen het domein waarvoor de chatbot werd geactiveerd (en dit volgens de voorwaarden voor het beheer van een “conversatie”, binnen een termijn van maximaal 24 uur)
• Analyseren en verbeteren van de dienstverlening via AskHR. (en dit volgens de voorwaarden voor het verbeteren van de dienstverlening, binnen een termijn van maximaal 3 maanden)
• Beheren van gebruikersaccounts (en dit gedurende het actieve bestaan van de gebruikersaccounts, tot 3 maanden na het laaste gebruik)
• Naleven van wettelijke verplichtingen. (en dit volgens de vereisten van deze verplichtingen)

Toestemming

In sommige gevallen verwerken we uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming,

• wanneer u vrijwillig en vrijwillig gevoelige persoonsgegevens aan ons verstrekt, of
• wanneer u explicient instemt met het gebruik van bepaalde conversaties voor het verbeteren van de dienstverlening.

4. Bewaring van Gegevens

We bewaren persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is voor de beoogde doeleinden of wanneer dit wettelijk vereist is.

De persoonlijke gegevens worden bewaard op servers in België.

5. Gegevensbeveiliging

We nemen passende maatregelen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik of wijziging.

6. Juridische Grondslag

AskHR heeft als doel haar gebruikers zo goed mogelijk te helpen bij het beantwoorden van vragen door middel van een chatbot. Wij doen dit op basis van gerechtvaardigde belang. Het gebruik van de chatbot is natuurlijk niet verplicht. Het antwoord op de vragen kan de gebruiker ook krijgen bij “de klant” waarvoor de chatbot werd geactiveerd.

7. Delen met derden

Alleen de medewerkers van Ravenant hebben toegang tot je gegevens.

• Medewerkers die gegevens van de chatbot gebruiken voor trainingsdoeleinden.
• Medewerkers die zijn aangewezen voorontwikkeling en technisch onderhoud van de chatbot.

Dit privacybeleid is echter enkel van toepassing op onze eigen diensten. Voor externe links en tools geldt steeds het privacybeleid van die partijen.

AskHR maakt gebruik van Whatsapp voor de communicatie met gebruikers.  Voor het gebruik hiervan geldt het privacybeleid van Whatsapp.

8. Cookies en Tracking Technologieën

Onze website maakt geen gebruikt cookies en soortgelijke technologieën.

9. Uw Rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van uw gegevens. Neem contact met ons op via privacy@ravenant.be om deze rechten uit te oefenen.

10. Bescherming van Kinderen

Onze diensten richten zich niet op minderjarigen. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen zonder toestemming van ouders of voogden.

11. Wijzigingen in Privacybeleid

Wijzigingen in ons privacybeleid worden gecommuniceerd via onze website of andere kanalen. We raden aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

12. Contactgegevens

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid, kunt u contact opnemen via privacy@ravenant.be .

13. Toepasselijk Recht

Dit privacybeleid is onderworpen aan het Belgisch recht. Geschillen vallen onder de bevoegdheid van de Belgische rechtbanken.

14. Laatste Herziening

Dit privacybeleid is voor het laatst herzien op 8 december 2024.